Ce ar trebui să includă o factură?
Există exemple clare despre modul în care companiile care înregistrează pierderi mari de credit își gestionează facturarea, în comparație cu cele care, de obicei, sunt plătite la timp. Prin urmare, ce ați putea îmbunătăți?
Obiceiurile bune privind facturarea și monitorizarea plăților ajută finanțele organizației dumneavoastră să funcționeze corespunzător. Urmăriți ghidul nostru despre facturare.
Asigurați-vă că factura dumneavoastră este clară
Cel mai important lucru este că emiteți o factură clară. Facilitați procesul pentru consumatorul dumneavoastră astfel încât să afle cine este expeditorul și de ce este contactat. Cu cât este mai ușor pentru consumator să plătească, cu atât mai repede veți primi banii.
“Informațiile de pe factură ar trebui să fie clare și simple. Cu cât informațiile sunt mai clare, cu atât riscul unei eventuale dispute este mai mic.”
Aceasta presupune să includeți detalii despre factură și perioada pentru care a fost emisă. O factură fără detalii specifice este adesea returnată sau achitată cu întârziere.
În cazul în care serviciile sunt facturate pe oră, trebuie să specificați pentru ce sunt orele respective, în același mod în care specificați ce produse sunt vândute. Poate doriți să adăugați atașamente în situațiile în care sunt relevante.
Rețineți că facturile dumneavoastră trebuie să respecte termenii acordului privind zilele de plată, dobânda de întârziere, memento-uri etc.
Unele companii trimit o cerere de ofertă. Oferta pe care o primesc de la dumneavoastră este baza pentru comanda lor de cumpărare. Prin urmare, este important să nu vă abateți prea mult de la oferta pe care ați trimis-o, cu excepția cazului în care au avut loc multe schimbări pe parcurs. În această situație ar trebui să anunțați compania înainte de facturare.
Comenzi de achiziție
Companiile care solicită oferte trimit adesea comenzi de achiziție (PO). În cazul în care consumatorul dumneavoastră trimite o comandă de cumpărare, ar trebui să o monitorizați încă de la început. Aceasta înseamnă că trebuie să redactați factura cu informații din comandă și să conțină inclusiv:
- Numărul comenzii
- Adresa corectă de facturare
- Termenul limită plată / data scadentă
- Referință sau cumpărător
Factura dumneavoastră va fi respinsă în sistemul clientului dacă uitați să monitorizați informațiile din comanda de cumpărare și poate dura mai mult timp până veți primi plata.
Lista de verificare pentru crearea facturii: elementele cheie pe care ar trebui să le includeți
Factura reprezintă o dovadă a furnizării serviciilor dumneavoastră în cazul în care consumatorul nu plătește, iar situația ajunge în colectare. Astfel, pentru a vă asigura că toată lumea din afacerea dumneavoastră este de acord cu sistemul și cu cerințele de facturare și verificare a creditului consumatorilor, este important să stabiliți o politică de credit
Te străduiești să fii plătit? Noi te putem ajuta
Intrum deține o bogată experiență în a oferi suport clienților astfel încât să fie plătiți pentru produsele și serviciile lor. Stabilirea unor obiceiuri sănătoase, utilizarea informațiilor de credit și monitorizarea facturilor, vor ajuta afacerea dumneavoastră să mențină fluxul de numerar. În cazul în care vă confruntați cu situații în care facturile sunt achitate cu întârziere, avem servicii care vă pot ajuta.