Măsuri de prevenție împotriva facturilor restante

Este ușor de zis “mai bine prevenim decât să tratăm” însă poate fi și ușor de făcut. Trebuie doar să identificăm acele măsuri care pot ajuta și optimiza business-urile să se protejeze astfel încât să nu înregistreze la final de lună facturi restante.

Astfel, pentru a înțelege limpede realitatea consecințelor create de nechitarea unei facturi la data scadență, vom încerca succinct să o definim și ulterior să facem un mic exercițiu de imaginație.

Potrivit definițiilor, factura este un document contabil ce conține valoarea produselor și serviciilor furnizate, perioada și costul acestora, alături de datele de identificare ale companiei prestatoare și ale beneficiarului.

Pornim de la raționamentul că fiecare serviciu sau produs furnizat are un cost lunar. Neachitarea lunară / săptămânală a serviciului achiziționat la scadență, va crea următorul circuit: -> Compania prestatoare de servicii va fi afectată financiar întrucât nu își va putea respectă obligațiile legale față de ceilalți furnizori ai săi și față de angajați. -> În consecință, se vor lua măsuri restrictive împotriva clientului. -> La rândul lui, clientul va resimți această deviere întrucât cheltuielile sale se majorează o dată cu achitarea penalităților de întârziere calculate, iar activitatea îi este periclitată de furnizarea defectuoasă a serviciului, cum ar fi imposibilitatea utilizării abonamentului de telefonie sau de internet.

Așadar, care sunt cele mai la îndemână măsuri pe care le putem lua astfel încât afacerea să nu înregistreze facturi restante:

1. Modalitatea de facturare: exact, însăși facturarea timpurie poate fi un aliat în prevenția restanțelor. Indiferent de profilul societății, pe timpul desfășurării proiectului, facturați serviciile sau produsele pe care le furnizați, astfel încât, la final situația contabila să se încheie cu succes pentru ambele părți. La rândul vostru veți putea onora celelalte facturi pe care trebuie să le achitați, inclusiv salariile angajaților;
2. Investigați istoricul de plată al noului client: dacă afacerea funcționează însă încă vă confruntați cu comportamentul de plată al vechilor clienți, acum aveți posibilitatea de a identifica și intui dacă noul client va respecta sau nu, contractul. Să fii selectiv în lumea business-ului este o necesitate și obligație morală față de companie și angajați, de aceea trebuie analizate comportamentele de plata ale potențialilor clienți. Un feedback oferit de rezultatele de pe internet vă poate ajuta să luați cea mai bună decizie;
3. Personalizați facturarea: fiecare client este specific și are propria sa cultură și tradiție. Varietatea dintre clienți este colosală și comportamentul financiar poate fi dificil de urmărit. Analizați rapoartele economice, istoricul plăților și creați condițiile de facturare pentru fiecare profil al clientului și veți reduce riscul de întârziere al plăților. De exemplu, dacă hotărâți să facturați des însă sume mai mici, va crește rata de achitare deoarece este mult mai facil să se achite facturi cu valori reduse, decât invers;
4. Identificați facturile cu valori mari: acestea au și cel mai scăzut potențial de a fi achitate. Fiți proactivi și creați și propuneți din timp clientului un plan de achitare al facturii astfel încât să nu fie afectat fluxul numerar și nici colaborarea. Stabiliți împreună ca prima tranșă din factură să fie achitată la termenul scadent, urmând ca diferența să fie eșalonată. Renegociati termenul scadent dacă beneficiarul întâmpină dificultăți în a-l respecta, aplicați penalități dacă nu se onorează convenția și reduceți sau stopati temporar serviciile sau produsele pe care le livrați. Pot părea măsuri drastice și pot afecta relația contractuală dintre părți, dar este o măsură care vă poate salva de la un posibil faliment;
5. Contactați și solicitați sfaturi din partea unei companii specializată în recuperarea creanțelor: după ce ați parcurs toți pașii și ați notificați telefonic, electronic și în scris clientul cu privire la achitarea facturii, apelați la firma de recuperare creanțe. Agreând împreună strategia de colectare, veți putea încasa în cel mai scurt timp facturile neachitate și să diminuați creanțele restante. Mai mult decât atât, în strategia de colectare poate fi inclusă și informarea despre viitoarea factură ce urmează a fi emisă, precum termenul scadent și perioada de facturare, informații care poate au fost neglijate de către client. Această abordare precum și expunerea consecințelor neachitării facturilor, reprezintă o măsură de prevenție împotriva facturilor restante. În acest mod, eforturile se vor concentra pe dezvoltarea afacerii și nu pe colectarea facturilor restante sau prevenirea apariției acestora.
    

În consecință, viața economică și financiară a unei companii, palpită în fiecare decizie pe care o luăm și constă în valorificarea relației cu clientul.

Facturarea trebuie să susțină afacerea dumneavoastră și longevitatea activității pe care o desfășurați. Este acea parte vitală a companiei care dacă nu e corect monitorizată, într-o clipă ea poate deveni un factor amenințător pentru antreprenori.

Echipa Intrum România SA vă urează mult succes în business-uri și vă invită să împărtășiți la secțiunea Soluții Business cele mai des întâlnite situații care au determinat amânarea la plata facturii, dar și bune practici care pot preveni și atenua riscul apariției facturilor restante.